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Wenn Belege verloren gehen

Auch in der schönsten Ordnung kann mal eine Quittung verloren gehen. In Ausnahmefällen dürfen Eigenbelege geschrieben werden
© Foto: djama/Fotolia

Ohne Originalbeleg kann eine Steuerrückerstattung nur mit einem Eigenbeleg erfolgen. Doch hier gibt es ein paar Grundregeln zu beachten.


Datum:
23.09.2014
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Manchmal ist es wie verhext. Es sind steuerlich abziehbare Kosten entstanden, aber kein Beleg ist auffindbar. Entweder man hat ihn beim Kauf vergessen oder eine Rechnung ist im Papierwust verloren gegangen. Ohne Originalbelege stehen Privatleute und Unternehmen vor einem Problem: Das Steuerrecht schreibt vor, dass berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen. Ausgenommen sind allein Kostenpositionen, für die Pauschalen gelten. In allen anderen Fällen gilt nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung „Keine Buchung ohne Beleg“.

Ohne Originalbeleg ist der steuerliche Kostenabzug nicht zwangsläufig verbaut, betont der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). In Ausnahmefällen dürfen Steuerzahler ersatzweise Eigenbelege ausstellen. Dabei ist allerdings Vorsicht geboten: „Steuerzahler sollten Eigenbelege sehr sorgfältig ausstellen“, rät Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. „Sie werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind.“ Auch wenn der Fiskus für Eigenbelege keine spezielle Form vorschreibt, sollten Steuerzahler systematisch vorgehen: Aus dem Eigenbeleg sollten der Zweck der Ausgabe, der genaue Betrag, das Datum der Zahlung, der Zahlungsempfänger und das Datum der Belegerstellung hervorgehen. Die Richtigkeit der Angaben ist mit eigenhändiger Unterschrift zu bestätigen.

Unproblematisch sind in der Regel alle Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto. Dies gilt insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt sind. Schließlich existiert dann ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. In diesen Fällen sind die Eigenbelege möglichst um weitere Nachweise zu ergänzen. Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes oder Pakets die entstandenen Kosten untermauern. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin nur per Eigenbeleg steuerlich geltend machen, denn dafür wird in der Regel keine Quittung ausgestellt. Dazu zählen etwa Trinkgelder oder Garderobengebühren.

Der Gesetzgeber sieht zwar keine Höchstgrenze für Eigenbelege vor, doch je höher die Summe ist, desto kritischer werden Finanzbeamte den Vorgang hinterfragen. Bei größeren Ausgaben sind Eigenbelege kaum sinnvoll. Steuerzahler sollten sich einen Ersatzbeleg beschaffen und auf diesem den Verlust des Originalbelegs festhalten.

Für Unternehmen ist die Anforderung von Ersatzrechnungen besonders dringlich. Denn das Umsatzsteuerrecht fordert eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Mit Eigenbelegen ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Schnell lassen Unternehmen hohe Vorsteuerbeträge liegen. „Eigenbelege sollten immer nur als Notlösung in Frage kommen“, betont BVBC-Expertin Jüssen.

(BVBC/cm)

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